Het eerste dat mij opviel toen ik kwam werken bij Van de Groep & Olsthoorn waren de persoonlijke relaties tussen Consultants en onze kandidaten en klanten. En hoe deze altijd voorop worden gezet. Ieder bedrijf zegt dat de klant op nummer 1 staat, en dat is vaak ook waar, maar hier is het toch anders. De klanten en kandidaten staan niet alleen centraal, het is ook de kern van de dienst die wij leveren. We zoeken voor onze klanten naar de best passende kandidaat voor een functie, maar richten ons daarbij ook gelijk op het vinden van een nieuwe passende uitdaging voor een kandidaat. Een tevreden kandidaat wordt met grote regelmaat in een later stadium onze opdrachtgever. Evengoed kan een opdrachtgever op een later moment kandidaat zijn in een procedure. Hoewel heel logisch, had ik er eerder niet bij stilgestaan dat dit zo met elkaar verweven is. En ja, dat dwingt ons om een hoge kwaliteit te leveren. Tel daarbij op dat er bij het plaatsen van Managers & Directeuren bedrijfsrisico’s gemoeid zijn én dat we in een relatief kleine niche-markt actief zijn, waarin de meeste professionals elkaar en ook ons goed kennen. Reputatie is alles.

Daarom is kwaliteit voor ons de basis van succes. Maar hoe zorgen wij voor dat succes?

“We stellen niet iemand voor enkel om een plaatsing te realiseren, het moet echt de juiste persoon op de juiste positie zijn, voor beide partijen.”

Respect en aandacht voor klant en kandidaat

Zoals Bert-Jan de Visser (Director bij Van de Groep & Olsthoorn) het omschrijft: “Persoonlijk probeer ik kwaliteit van service en dienstverlening overal in terug te laten komen. Klanten en vooral ook kandidaten behandelen we altijd netjes en met respect.” Dit betekent in de praktijk dat we niet meer aandacht geven aan klanten dan aan kandidaten, het gaat uiteindelijk om het vinden van een gelijkwaardige match tussen de twee. Maar ook om een relatie voor de lange termijn. Zowel voor ons als bureau met onze relaties, als voor de nieuw aangenomen Manager of Directeur. We stellen niet iemand voor enkel om een plaatsing te realiseren, het moet echt de juiste persoon op de juiste positie zijn, voor beide partijen.

Die aandacht uit zich ook in de manier waarop wij omgaan met kandidaten die meelopen in de procedure. Zo hechten we veel waarde aan transparantie. Natuurlijk kunnen we niet altijd alle details van een opdrachtgever delen en ook hebben we met enige regelmaat te maken met (tijdelijk) anonieme vacatures. Maar de informatie die we kunnen delen, delen we zo vroeg mogelijk in het proces. Zo weet de kandidaat waar hij aan toe is en als wij denken dat een match toch niet helemaal perfect is ook al lijkt dat wel op papier, dan koppelen we dat eerlijk en open terug. Wanneer wij wel een match zien, dan introduceren wij de naar ons idee passende kandidaten bij onze opdrachtgever, daarbij hebben we een hele duidelijke regel, we stellen nooit iemand voor die we niet persoonlijk hebben gesproken.

“En als het dan een keer misgaat, dan is het ook dan zaak om eerlijk, helder en transparant hierover te communiceren, want ook dat is kwaliteit.”

Communicatie is troef

“Kwaliteit in dit vak staat of valt met goede communicatie. En dat bereik je alleen met oprechte interesse in de mens. En stiekem natuurlijk ook een goed systeem om alles in bij te houden.” Zo vindt Wim de Kruijf (Consultant). Dit betekent een samenspel tussen de kennis die wij hebben van de markt en met name de mensen binnen ons netwerk, ondersteund door systemen die gegevens orderenen en bewaren. Hoewel we enorm goed zijn in het onthouden van individuen, kunnen we niet alles weten en onthouden. En het is dan ook zaak dat wanneer een collega bij het secretariaat een kandidaat te woord staat, zij direct kan zien in welke procedure deze persoon meeloopt en wanneer er een eventueel interview gepland staat. Dit zorgt ervoor dat men niet elke keer hoeft uit te leggen waarom hij of zij belt met ons. Daarnaast stellen systemen ons in staat om gericht die kandidaten te benaderen die passen bij een functie, dit scheelt ons onnodig werk, maar ook overbodige en in dat geval hoogstwaarschijnlijk ongewenste communicatie naar ons netwerk.

Systemen stellen ons dus in staat om duidelijk en effectief te communiceren, maar uiteindelijk draait het in ons werk om echt persoonlijk contact en oprechte interesse in de persoon. Zo onderstreept ook Monique van Dijk (Research Consultant): “Kwaliteit heeft voor mij ook te maken met het op een persoonlijke manier aangaan van contacten, met betrokkenheid en interesse. Zorgvuldigheid is daarbij belangrijk; het is een sport om precies op het afgesproken tijdstip te bellen en zoals bij elke sport gaat er ook wel eens iets mis.“ En als het dan een keer misgaat, dan is het ook dan zaak om eerlijk, helder en transparant hierover te communiceren, want ook dat is kwaliteit.

Kennis en enthousiasme

Communicatie is een belangrijke randvoorwaarde voor kwaliteit, als de Marketing & Communicatie Specialist bij Van de Groep & Olsthoorn kan ik dit natuurlijk niet genoeg benadrukken. Maar het “echte werk”, zit hem natuurlijk in, ja het echte werk. Als wij ons werk niet goed doen, kunnen we nog zo goed communiceren, maar zal niemand spreken van kwaliteit.

“Onze kwaliteit zit hem met name in de goede samenwerking en het echt kennen van onze markt.”

En dat is waar we ons als bureau echt weten te onderscheiden. Mijn collega’s komen vrijwel allemaal zelf uit de Techniek & Industrie en begrijpen de markt door en door. Ik ben altijd weer onder de indruk, hoe ze op hoog niveau meepraten over de wensen en behoeften van onze opdrachtgevers en inschatten of een kandidaat een goede match is of niet. Daarnaast hebben onze Research Consultants jarenlange ervaring en werken nauw samen met de Consultants om gericht en effectief te kunnen zoeken. Tel daar een goed geolied secretariaat en mij als dedicated marketeer bij op en je hebt een sterk team te pakken. Vervolgens komt dit samen met enthousiasme en een goed teamgevoel van iedereen binnen onze organisatie. Dat zie je terug in de persoonlijke betrokkenheid van iedereen, we worden oprecht blij van een goede match: een fantastische uitdaging voor een kandidaat en een toekomstbestendige Manager of Directeur voor onze opdrachtgever.

Zoals Gertjan van de Groep (Managing Director) het samenvat: “Onze kwaliteit zit hem met name in de goede samenwerking en het echt kennen van onze markt. Als je daarnaast zorgt voor medewerkerstevredenheid, goede systemen, office efficiency en een steengoed netwerk waaraan decennia is gebouwd, dan heb je de basisingrediënten voor kwaliteit. Dan valt of staat alles bij het maken van de goede match tussen vraag en aanbod. Daar zijn we gewoon goed in.“

“Wij zorgen altijd dat we iedereen terugkoppeling geven én met een grondig onderbouwde reden.”

Bedankt voor de afwijzing

Wat ik tot slot nog met u wil delen en wat ons allemaal keer op keer weer een glimlach op het gezicht geeft, zijn de bedankjes die we geregeld krijgen op afwijzingen van kandidaten. Natuurlijk is het niet leuk om iemand af te moeten wijzen, maar dat hoort er nu eenmaal ook bij, of zoals Senior Consultant Bauke Wolters vaak treffend zegt “Mijn werk bestaat voornamelijk uit het afwijzen van mensen”. Nu is dat gelukkig niet de enige kant van het vak, maar wel iets dat we doen en dat moet zorgvuldig gebeuren. Helaas zijn er nog genoeg bureaus die kandidaten afwijzen met een nietszeggende reden in een standaard reactie, of erger nog, helemaal geen reactie geven. Wij zorgen altijd dat we iedereen terugkoppeling geven én met een grondig onderbouwde reden. Wanneer een kandidaat vervolgens een verdiepende vraag stelt, dan staan wij hem of haar graag te woord met uitleg en eventuele opbouwende feedback.

Dit wordt dermate gewaardeerd dat wij ondanks de vervelende boodschap, toch bedankt worden en complimenten krijgen over de manier waarop wij kandidaten vertellen dat ze niet de juiste match zijn voor de vacante positie. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

“Hartelijk dank voor de uitgebreide toelichting en motivatie, complimenten en daarmee onderscheiden jullie je in zeer positieve zin van andere executive search agencies. Ik zal uiteraard jullie vacatures in de gaten houden en mij weer melden als mij iets aanspreekt.”

“Dank u wel voor uw reactie. Ik waardeer bijzonder dat u een inhoudelijke toelichting geeft. U bent een van de weinige buro’s die dat doet. Natuurlijk vind ik het jammer dat deze procedure voor mij stopt, maar ik snap de overwegingen van uw opdrachtgever.”

Een bedankje en compliment wanneer je iemand teleurstelt, als dat geen bewijs is dat we kwaliteit leveren…