Een interim-opdracht is per definitie tijdelijk. De verandering die je in gang zet moet dat juist niet zijn. In onze serie ‘Achter de interim-opdracht’ spreken we interim-managers die via Van de Groep & Olsthoorn tijdelijk aan het roer staan. Wat treffen zij aan? Waar zit de echte opgave? Welke beweging brengen zij op gang? En wat moet er uiteindelijk staan als zij weer vertrekken?
Deze keer spreken we Jacob Olie, die als Interim Managing Director binnenstapte bij Vaccinaties op Reis op een moment dat de organisatie hard groeide. Wat vraagt zo’n groeifase van een interim-manager en van de organisatie zelf? Met circa 40% groei per jaar was stilzitten geen optie. De snelle groei bracht nieuwe vraagstukken met zich mee. Hoe houd je processen beheersbaar? Wie is waarvoor verantwoordelijk? En hoe zorg je dat het management als één team de volgende fase kan dragen?
Al snel bleek dat de interim-opdracht niet alleen over verdere professionalisering ging, maar ook over leiderschap en samenwerking. Precies het soort opgave waarvoor Jacob in 2024 bewust voor interim-management koos.
“Je komt binnen op een moment waarop iets moet veranderen of versnellen. Dat vraagt om tempo. Maar vooral ook om goed luisteren naar wat er werkelijk speelt voordat je besluit wat er moet veranderen.”
Eerst kijken. Dan bewegen.
Jacob werkt al ruim zestien jaar op het snijvlak van operations, groei en verandering. Hij vervulde leidinggevende rollen in internationaal opererende organisaties binnen onder meer technische dienstverlening, medische diagnostiek en zorg.
Toen zijn vorige interim-opdracht richting afronding ging, kwam Vaccinaties op reis op Jacobs pad. Niet rechtstreeks vanuit Nederland, maar via Denemarken. De opdracht kwam bij ons terecht via Next & Mason, onze Deense partner binnen Interim Management Worldwide (IMW), een internationaal netwerk van interim-managementbureaus. Via dit netwerk werken we samen met partners over de hele wereld en kunnen internationale interim-opdrachten bij de juiste interim-manager terechtkomen.
De combinatie trok Jacob direct: een organisatie met ambitie en betrokken medewerkers die klaar was voor een volgende stap.
Hij begon bewust niet met een dichtgetimmerd plan, maar met een aantal vragen om te begrijpen waar de echte knelpunten zitten: “Wat gaat er goed? Waar lopen mensen tegenaan? Hoe kijkt de aandeelhouder naar de organisatie? Wat vertellen de cijfers?”
Uit die eerste analyse kwam onder meer naar voren dat er een schat aan data beschikbaar was waarmee veel scherper gestuurd kon worden. Tegelijkertijd bleek de echte opgave breder dan processen alleen.
Groei vraagt ook iets van leiderschap
Binnen de organisatie was veel kennis aanwezig. De betrokkenheid was groot. Maar de verschillende rollen binnen het management kwamen niet allemaal even goed tot hun recht. Operations, medisch management, HR en marketing moesten elkaar beter gaan versterken.
“Procesoptimalisatie werkt pas echt wanneer de verantwoordelijkheden helder zijn. Besluiten moeten op de juiste plek worden genomen en leidinggevenden moeten elkaar versterken, in plaats van langs elkaar heen te werken.”
Daarmee kwam naast de operatie ook de inrichting van het managementteam nadrukkelijk op tafel.
Strategische rollen binnen operations en medisch management werden vernieuwd. Er ontstond ruimte om het managementteam opnieuw op te bouwen. Ook de rol van de regiomanagers werd steviger neergezet en procedures werden duidelijker. Beschikbare data kreeg bovendien een grotere rol in de dagelijkse sturing.
Niet door alles tegelijk te willen veranderen. Jacobs aanpak bleef praktisch: luisteren, analyseren, prioriteiten kiezen, uitvoeren en bijsturen. En soms gewoon zelf inspringen.
“Interim betekent voor mij niet dat je vanaf de zijlijn adviseert. Als er tijdelijk ergens een gat valt, stap ik erin. Mijn rol is tijdelijk, maar nooit vrijblijvend.”
Tijdelijk leiderschap. Blijvend eigenaarschap.
Dat tijdelijke karakter vindt Jacob juist interessant aan het vak. Een interim-manager moet zichzelf uiteindelijk overbodig maken.
“Je wilt voorkomen dat een organisatie op de lange termijn afhankelijk wordt van de interim-manager. Daarom werk ik vanaf het begin met de mensen die het uiteindelijk zelf moeten doen. De echte winst zit in het eigenaarschap dat achterblijft.”
Dat is volgens hem ook waar interim-management meer kan zijn dan het tijdelijk invullen van een lege stoel. Juist wanneer een organisatie groeit, verandert of opnieuw richting moet kiezen, kan iemand van buiten sneller patronen zien en lastige vragen stellen.
Maar afstand alleen is niet genoeg. “Je moet je juist snel verbinden met de mensen die het werk doen. Daar zit vaak de beste informatie. En uiteindelijk moeten zij verder met wat je samen hebt opgebouwd.”
Bij Vaccinaties op reis staat inmiddels een stabiel managementteam. De regiomanagerslaag staat steviger. Rollen en procedures zijn duidelijker en de organisatie heeft meer grip op de volgende groeifase.
Voor Jacob zit daarin ook de belangrijkste les van deze opdracht. Groei gaat niet alleen over omzet of capaciteit. De organisatie erachter moet mee kunnen groeien. In processen, in leiderschap en in de manier waarop mensen samenwerken en besluiten nemen.
De basis staat. Nu draait het erom de ingezette veranderingen verder te verankeren in de dagelijkse organisatie.
Want uiteindelijk is dat waar interim-management voor Jacob om draait: beweging creëren die niet ophoudt zodra de interim-manager weer vertrekt.
