We zien nog wel eens dat onboarding een ondergeschoven kind is bij de benoeming van management- en directieleden. Wij zijn van mening dat het bij alle nieuwe werknemers belangrijk is om dit traject goed uit te voeren zodat zij snel hun toegevoegde waarde aan de organisatie kunnen leveren. Dit kan alleen wanneer alle praktische zaken goed geregeld zijn en nieuwe medewerkers snel onderdeel uitmaken van zowel het formele als het informele netwerk van de organisatie.
In samenwerking met Ardienne Verhoeven, oprichter van Workwonders en auteur van Onboarding – Blijvend succes van nieuwe medewerkers bieden wij u een vierdelige serie checklists met daarin de vier belangrijke aandachtspunten voor de onboarding van uw nieuwe medewerker. Vandaag checklist 1: goed voorbereid aan de slag.
Goed voorbereid aan de slag
- Informeer uw nieuwe werknemer op tijd over de startdatum en –tijd. Geef ook aan wat de dresscode is binnen uw organisatie en of iemand bijvoorbeeld zelf moet zorgen voor lunch.
- Zorg voor een duidelijke contactpersoon die de medewerker vooraf kan benaderen voor eventuele vragen en die hem daarna gaat begeleiden tijdens de onboarding. En geef aan waar en bij wie uw nieuwe collega zich de eerste dag kan melden.
- Wanneer uw nieuwe werknemer gebruik gaat maken van een auto via uw organisatie, zorg er dan voor dat u duidelijke afspraken maakt over wanneer deze beschikbaar is. Denk er eventueel over na om de auto voor de eerste werkdag af te laten leveren bij de werknemer thuis.
- Zorg ervoor dat de werkplek op tijd op orde is. Zorg dat iemand kan beschikken over een werkende computer (software /accounts), telefoon, sleutel/entreepasje, visitekaartjes en overige kantoorbenodigdheden. Denk eventueel aan een welkomstgeschenk. Een bos bloemen doet wonderen.
- Stel een informatiepakket samen met zaken als een taakomschrijving, personeelshandboek/reglementen, strategisch plan, organogram/personeelslijst, eventuele handleidingen en andere beschikbare documenten.
- Informeer collega’s over de komst van de nieuwe werknemer. Laat de nieuwe collega alvast iets over zichzelf vertellen bijvoorbeeld via mail of uw intranet. Maak duidelijk wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van hun nieuwe collega. Zorg ervoor dat de naaste collega’s hun agenda vrijhouden voor een kennismaking of plan de afspraken alvast in. Vergeet ook niet de receptie te informeren voor een prettige ontvangst.
- Nodig uw nieuwe medewerker alvast uit voor bijeenkomsten, denk aan een teamuitje of personeelsbijeenkomst. Of geef hem alvast een rondleiding voor zijn komst. Dan hoeft dat niet te worden ingepland op een drukke eerste dag.
- Bereid een introductieprogramma voor. Hierover leest u meer in het volgende deel van deze serie.
Een goed ingericht programma voor de daadwerkelijke start zorgt ervoor dat de kans op vertrek van nieuwkomers in hun eerste jaar met 80% verkleint.
Klik op onderstaande button om de checklist te downloaden
Onboarding Deel 2: Een warm welkom verschijnt op 28 september op onze website. Volg Van de Groep & Olsthoorn via LinkedIn om op de hoogte te blijven.
